企業(yè)要在ISO9001基礎(chǔ)上建立并實施ISO14001環(huán)境管理體系，需要在人力、物力、財力等各方面進行統(tǒng)籌安排、全面部署，如在組織結(jié)構(gòu)和人員職責(zé)上增加環(huán)境部分等，這一切最終都體現(xiàn)在體系文件中，而且具體的實施運作也都是以體系文件為依據(jù)和基礎(chǔ)。因而文件化體系的建立是向ISO14001過渡的關(guān)鍵。

　　企業(yè)的質(zhì)量體系和環(huán)境管理體系都分為三個層次:即質(zhì)量手冊和環(huán)境管理手冊;程序文件;記錄、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書。在ISO9001認證基礎(chǔ)上建立ISO14001的關(guān)鍵就是要實現(xiàn)這三個層次的融合。

　　環(huán)境管理手冊即為EMS的綱領(lǐng)性文件，包括：1環(huán)境方針、目標和指標文件;2環(huán)境方案文件;3組織結(jié)構(gòu)、各部門及人員的環(huán)境職責(zé)、權(quán)限及相互關(guān)系文件;4對環(huán)境管理體系的結(jié)構(gòu)、要素和引用的程序的概述。環(huán)境方針、目標和指標，要與質(zhì)量方針、目標和指標相協(xié)調(diào);環(huán)境方案要與質(zhì)量計劃相協(xié)調(diào);組織結(jié)構(gòu)、各部門和人員的環(huán)境職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系，要與原質(zhì)量管理體系中組織結(jié)構(gòu)、各部門和人員的質(zhì)量職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系相協(xié)調(diào)。在協(xié)調(diào)過程中，可能需要對原質(zhì)量手冊中有關(guān)部分做相應(yīng)改動，但所有的變動都不能導(dǎo)致不符合ISO9001相應(yīng)標準的要求。這是兩體系結(jié)合的重要方面，需特別注意。

　　環(huán)境管理的程序文件與質(zhì)量體系的程序文件相比較，大致可分為三類：

　　一是只用于質(zhì)量體系的程序，如產(chǎn)品質(zhì)量檢驗、試驗程序;對于這一類，原則上不做修改;但要審計與修改后的第二類程序的協(xié)調(diào)性，凡不協(xié)調(diào)的，要修改使之協(xié)調(diào);還要審計與新制定的第三類程序的一致性，凡有矛盾的地方，要修改使之無矛盾。

　　二是可通用于兩個體系的程序，如文件和資料控制程序:對此需要進行修改。首先，在原有質(zhì)量體系程序的基礎(chǔ)上，嚴格按ISO14001標準的要求，補充增加有關(guān)環(huán)境管理的專門條款和內(nèi)容，形成“環(huán)境管理補充部分”;然后，審查原程序，確保原程序和新補充的部分不矛盾，協(xié)調(diào)一致，使這兩部分內(nèi)容構(gòu)成一份能夠同時滿足ISO9001和ISO14001標準要求的程序文件。

　　三是只用于環(huán)境管理體系的程序，如環(huán)境事故應(yīng)急準備和響應(yīng)控制程序。對此應(yīng)嚴格按照ISO14001標準的要求編制，其內(nèi)容要充分考慮到與第二類通用程序的協(xié)調(diào)，并確保與第一類程序不矛盾。

　　在上述過程中，原質(zhì)量體系程序的內(nèi)容一般會有改動，原質(zhì)量體系程序的文件份數(shù)也可能擴充。如質(zhì)量體系程序中一般沒有《信息溝通程序》，但這是ISO14001標準要求必須具有的。事實上，環(huán)境管理信息的溝通和質(zhì)量管理信息的溝通同在一個企業(yè)內(nèi)，幾乎是使用同樣的信息傳遞線路和信息處理手段，《信息溝通程序》對于環(huán)境管理信息的溝通和質(zhì)量管理信息的溝通同樣都是重要的，因此，需要使之成為兩個體系通用的程序。

　　在編制程序文件時一定要注意以上三類程序文件的協(xié)調(diào)一致和完整配套，這是實現(xiàn)ISO9001質(zhì)量管理體系和ISO14001環(huán)境管理體系相結(jié)合的關(guān)鍵，也是保證這兩個體系能夠協(xié)調(diào)運行的必要條件。

　　按與編制程序文件相同的方法，確定所有的作業(yè)指導(dǎo)書，包括第一類只用于質(zhì)量體系的作業(yè)指導(dǎo)書，第二類通用于兩個體系的作業(yè)指導(dǎo)書和第三類只用于環(huán)境管理體系的作業(yè)指導(dǎo)書。

　　這樣三層、三類的體系文件結(jié)構(gòu)可分可合，分開使用可靈活地適用于質(zhì)量體系或環(huán)境管理體系分別獨立進行認證和審計的需要，合在一起，可方便企業(yè)進行綜合管理，保證兩個體系協(xié)調(diào)運行，提高管理效率。

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