ISO9001認證標準早在2000版時采用的結構是供方產(chǎn)品質(zhì)量環(huán)形成的要素的編排方式，強調(diào)體系要素對應的符合性。服務業(yè)實施此標準，對某些要素不好把握。2008版ISO9001標準以"過程方式"為基礎構架了質(zhì)量管理體系，引導組織以滿足顧客要求和符合法律法規(guī)為基本出發(fā)點，把PDCA循環(huán)融入每一個過程的管理之中，適合了服務業(yè)產(chǎn)品/服務的提供過程。我國在加入WTO三年后，外貿(mào)將放開經(jīng)營，實施登記許可制度。因此隨著外貿(mào)壟斷格局的進一步打破，專業(yè)外貿(mào)公司在融資能力、專業(yè)人才等方面的優(yōu)勢不復存在。上述的外因、內(nèi)因使得外貿(mào)公司貫徹新標準、增強內(nèi)部素質(zhì)的積極性高漲。
1 質(zhì)量管理體系審核的策劃和準備
審核準備階段的輸入是對被審核方送審文件的審查，按標準的要求應包括質(zhì)量手冊、明示要求的六個程序及其他支持性文件的清單，其中 應能反映如下信息：
組織質(zhì)量管理體系的范圍、刪減的細節(jié)及合理性；
組織對產(chǎn)品／服務提供過程的識別及其相互作用的描述；
組織（本行業(yè)）適用的法律法規(guī)、產(chǎn)品標準（必要時）有效版本的目錄等。
通常外貿(mào)公司的質(zhì)量管理體系范圍是進出口貿(mào)易及其代理服務、加工貿(mào)易等。在計劃體制下我國的專業(yè)外貿(mào)公司經(jīng)營的商品和區(qū)域都被劃定，貿(mào)易的方式也有國際慣例約束，所以可將73條款刪減�？紤]到企業(yè)拓展經(jīng)營商品和貿(mào)易方式創(chuàng)新的需要（據(jù)統(tǒng)計世界上接受L/C付款方式的客商不足15％，而目前我國的外貿(mào)公司大部分仍采用此方式），可運用7.1產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃對新商品經(jīng)營的開發(fā)及實現(xiàn)過程進行規(guī)范（有時此策劃作出的規(guī)定可稱之為質(zhì)量計劃），以彌補刪減7.3后的職能缺陷，這樣做是符合標準要求的。對過程的識別和相互作用可以業(yè)務流程圖的方式表達，如出口業(yè)務流程。
可能的外包過程是商品的生產(chǎn)、倉儲、運輸集港、保險等。另外，在我國，外貿(mào)公司遵循的法律法規(guī)、國際慣例有《中華人民共和國合同法》，《規(guī)范進出口代理業(yè)務的若干規(guī)定》（外經(jīng)貿(mào)部），《種類表》（原國家出入境檢驗檢疫局），及《跟單信用證統(tǒng)一慣例500》、《國際商會托收統(tǒng)一規(guī)則522》出版物等。審核員通過對以上信息的了解，作出現(xiàn)場審核活動計劃安排。計劃時注意體現(xiàn)過程方法，按兩條線考慮：一條是合同履約過程主線；另一條是管理支持過程輔線。一定要注意安排專業(yè)審核員負責合同履約的流程主線。考慮新標準強調(diào)了領導作用以及對質(zhì)量方針、質(zhì)量目標提出了具體要求，所以對最高領導層的審核時間應適當延長，也可分兩個階段進行：第一階段是在見面會后，抓住與最高領導進一步熟悉認識的機會，了解5.42質(zhì)量管理體系策劃的過程、方針目標的承諾實質(zhì)和職責權限的規(guī)定以及內(nèi)外部溝通問題；第二階段是在現(xiàn)場審核結束后，解決標準第5章最高領導職責落實的效果問題，如對管理評審手段的運用，是否以顧客為中心及時處理反饋信息，預防和糾正措施的狀況，體系的變更需求和持續(xù)改進對資源的需求等，結合現(xiàn)場收集到的客觀證據(jù)，與最高管理者探討審核中發(fā)現(xiàn)的問題。
2 質(zhì)量管理體系審核的特點及要點
公司是依進出口貿(mào)易合同/契約的承諾要求，如期提供給貿(mào)易關系人合格商品的中介服務組織。其顧客往往遠隔千山萬水，甚至不曾謀面，因此對顧客要求的識別和滿足過程主要體現(xiàn)在保證單、證、貨一致的基礎上，完成商品供方和顧客之間交易實現(xiàn)的中介服務過程。按照過程方法的思路和以上審核策劃的安排，到每個業(yè)務部門以合同履約的服務過程為主線，考察為達到其質(zhì)量目標所需的人員、設施等資源和監(jiān)視驗證環(huán)節(jié)是否符合要求；而到職能管理部門則主要以考察資源管理和測量、分析和改進過程的策劃及要求確定是否充分，實施受控情況如何，通過監(jiān)測分析內(nèi)部及外部顧客是否滿意，找到改進的途徑和方法，并實現(xiàn)持續(xù)改進的循環(huán)和業(yè)績的不斷提升。
2.1 審核合同履約服務主過程
關鍵的驗證節(jié)點為簽約、備貨、訂載出運、制單審單等。部門與活動相關對照如表1所示。由表1分析可見：
（1）在業(yè)務部門的"簽約"過程，可驗證與標準7.2.1，7.2.2，7.2.3條款的要求是否相符。對出口業(yè)務來講，因國界、空間的限制，與顧客的溝通和顧客要求的識別往往靠函電、傳真、E－mail來傳達，依國際貿(mào)易慣例和我國《合同法》第二章第二十條"當事人訂立的合同有書面形式、口頭形式和其他形式"的規(guī)定，雙方經(jīng)過詢盤、報盤、還盤確認過程就已完成實際意義上的約定，合同表現(xiàn)的形式多樣，有文本合同、形式發(fā)票。信用證及往來函電確認件等，對顧客要求的評審主要靠驗證成本核算和分級審批的落實，如果審核員對此過程一味千篇一律地要求對正規(guī)文本合同作《合同評審記錄表》，往往會徒增填表的工作量，使企業(yè)流于形式，做表面文章。
（2）對業(yè)務部"備貨"過程可驗證與標準條款7.4的符合性和有效性。由于外貿(mào)公司是以提供合格商品為核心的貿(mào)易服務組織，絕大多數(shù)外貿(mào)公司不涉及商品的生產(chǎn)，故選擇商品供方（貨源廠）和對其能力的評價控制是保證能否如期完成服務的關鍵。過去對貨源廠只偏重于最終產(chǎn)品檢驗，但是一般外貿(mào)公司對產(chǎn)品的內(nèi)在質(zhì)量特性都沒有檢驗手段和能力，一旦出運時或到顧客手里才發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，引起索賠，不但麻煩而且讓顧客不滿。所以要考察組織對采購過程控制是否有效，關鍵是看其對供方的評價選擇是否全面，即除了要對其規(guī)模、人員、設備能力合法資質(zhì)進行調(diào)查外，還應著重考察其質(zhì)量控制機構、手段、檢測水平等；其次在采購信息的確定中，即訂購合同的質(zhì)量條款要詳細描述產(chǎn)品檢驗標準的名稱、檢驗方式等。目前許多公司業(yè)務員仍對"產(chǎn)品標準"存在不同的模糊認識，經(jīng)常出現(xiàn)合同條款填寫籠統(tǒng)甚至不填的現(xiàn)象。因此一定要樹立對產(chǎn)品質(zhì)量的控制和事先預防的意識，以減少經(jīng)營風險。這方面需要審核員的督促。另外，在訂載報關環(huán)節(jié)還有可能涉及到貨代公司、運輸公司等服務供方的評價、選擇和控制。
（3）業(yè)務部"制單"及報運部"審單結匯"過程實際上是標準7.5服務的提供過程。制單員接到報運部門訂載的確認情況和下貨紙后進行制單，在信用證項下應作到單證一致、單單一致。單同一致。
D/P或T/T等貿(mào)易方式應根據(jù)合同繕制單據(jù)。報運部審單員接到業(yè)務部繕制的全套單據(jù)，對信用證中規(guī)定的出口單證要按照單證相符、單單相符的原則進行審核，對其他付款方式的單據(jù)要按照單單相符的原則審核。將審核無誤的單據(jù)送交銀行議付。對以上過程的驗證，審核員應關注部門之間的接口，交接手續(xù)是否齊全順暢，出現(xiàn)不符時的處置，過程證據(jù)是否明確充分等。
2.2審核管理支持輔過程
（1）標準5.3要求組織的質(zhì)量方針應"提供制定和評審質(zhì)量目標的框架"。5.4.1要求組織的最高管理者"應確保在組織的相關職能和層次上建立質(zhì)量目標"。一般的外貿(mào)公司依其服務特點，在制定質(zhì)量目標時大多考慮了三個方面：第一，商品交付的合格率；第二，單證的差錯退改率；第三，顧客滿意率。商品交付合格率可分解到各業(yè)務部門的采購控制環(huán)節(jié)，而單證的差錯退改率通常是由報運部交單議付環(huán)節(jié)承擔，但在分解到相關職能和層次上，有些公司卻忽略了，這一方面使得其業(yè)務部門在進行8.2.3過程的監(jiān)視和測量時沒有策劃的目標和努力方向，另一方面也給全公司此目標的完成造成了一定的壓力。
（2）標準6.2.2規(guī)定，組織應'確定從事影響質(zhì)量工作人員所必要的能力"，即組織應在適當?shù)奈募袑Ω黝愑绊戀|(zhì)量人員所需的能力進行簡要描述。外貿(mào)公司影響服務質(zhì)量的關鍵人員有外銷員、報驗員、報關員、會計員、審單員等，對前四種人員，我國有相應的上級主管部門負責統(tǒng)一培訓和資格考試，公司可不必再單獨描述，但對審單員來講則不然，他是公司交單議付的最后把關員，肩負著質(zhì)量目標（單證差錯退改率）能否實現(xiàn)的重任。對這一關鍵崗位，公司應該對其教育、培訓、技能和經(jīng)歷有原則性的文件規(guī)定。
（3）標準8.2.1規(guī)定，組織應"監(jiān)視顧客滿意不滿意的信息，作為對質(zhì)量體系的一種測量，應規(guī)定獲取和利用這種信息的方法。"顧客滿意度的調(diào)查方法有許多，例如：①設置專門渠道收集顧客報怨和投訴意見；②利用訂貨會、座談會或走訪顧客了解情況；③事先設計調(diào)查表請顧客填寫；④收集有關部門的信息，如各種媒體質(zhì)量抽查的報告；③委托專門的調(diào)查機構（國外已較常見）。
外貿(mào)公司普遍采用了前3種方法，但通過跟公司最高管理層的座談了解到，以上做法有時會引起負面影響，尤其是第3種定期發(fā)放調(diào)查表的方式，公司花費很大精力，發(fā)出精心設計的調(diào)查表，不是石沉大海，就是因業(yè)務員催得緊，顧客耐心面子"應付完了事；也有的顧客利用此機會對本已完成履約且當時滿意的商品大加褒貶，以要求公司以后在價格上再做讓步，這使得公司有時很為難。鑒于此，筆者認為采用何種調(diào)查方式完全是公司的自由，審核員不能認為沒用顧客意見調(diào)查表就是不符合，關鍵要看"顧客為關注焦點"的導向意識是否真正在公司生根、開花和結果。如果員工在交談中時刻流露出在為顧客著想，盡力作出超出顧客期望的表現(xiàn)，感動顧客，那顧客肯定將是只有褒獎之詞，沒有貶低之意。當然，如果公司利用"數(shù)據(jù)分析"方法，統(tǒng)計出每個客商一定時期的合同金額或返單情況，則是顧客是否滿意的最有力證據(jù)。這種方法也許在外貿(mào)行業(yè)更能說明問題。
（4）標準8.5.1 引出了促使組織利用方針目標、審核結果、數(shù)據(jù)分析、糾正預防措施以及管理評審實現(xiàn)持續(xù)改進其質(zhì)量管理體系有效性的要求�？梢娊M織識別持續(xù)改進的需求可從多種途徑分析獲得：如通過對方針目標的考核，確定組織是否需要重新制定方針和目標以提出更高的努力方向，體現(xiàn)質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進；又如利用內(nèi)審結果、數(shù)據(jù)分析及管理評審找到組織需要改進的切入點，再按照糾正預防措施提供的手段和方法實施改進活動，促使組織逐步向著更高的目標邁進。對此條款的審核不應僅看其記錄表單做得如何規(guī)范漂亮，而應盡可能關注其持續(xù)改進的行動和績效。
綜上所述，審核員在按照2008版ISO9001認證標準審核時，應更加注重過程的結果是否符合其策劃的安排及相關法律法規(guī)的要求，不應輕易對文件有超出標準規(guī)定的要求，慎重出示類似"缺少文件"、"文件不完善"的不符合報告，真正幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)過程控制環(huán)節(jié)上的缺陷，重視"有效性"而非"形式化"。這才是為企業(yè)提供"增值"的審核服務的根本，也是認證機構以專業(yè)化的水準，靠實力實現(xiàn)規(guī)�；l(fā)展的必由之路。
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